4 cách tạo Drop List trong Excel không hề khó khăn

Liệu bạn đã bao giờ nghe qua về Drop List chưa? Đây là một công cụ hỗ trợ bạn rất nhiều trong công việc, nhất là đối với những bạn cần thực hiện hàng trăm, hàng ngàn thông tin trên cùng một sheet. Vậy nên, hãy cùng Phanmemgoc.vn khám phá những cách tạo Drop List trong Excel ở bài đăng này để hiểu hơn về công cụ này nhé.

Drop List trong Excel là gì

Drop List, hay trong tiếng Việt còn được gọi là menu đổ xuống trong Excel, là kiểu định dạng dữ liệu rất tiện lợi. Một số công dụng phổ biến của nó có thể kể đến là:

Tạo danh mục cần nhập vào ô.
Tạo được các đặc tính (tên, nghề nghiệp,…) nhằm phục vụ mục đích lấy thông tin.
Có thể thực hiện chấm công thông qua Drop List.
Có thể dễ dàng quản lý hàng, kho thông qua Drop List.

Những cách tạo Drop List mà Phanmemgoc.vn sắp giới thiệu đến bạn đều có thể áp dụng cho mọi phiên bản của Excel. Tức là, cách tạo Drop List trong Excel 2010 hay 2016 thì đều có các bước thực hiện hoàn toàn giống nhau.

Cách tạo Drop List trong Excel với dữ liệu nhập thủ công

Cách tạo Drop List trong Excel với dữ liệu nhập thủ công rất đơn giản, bạn có thể làm theo các bước sau:

Bước 1: Chọn ô muốn tạo danh sách thả xuống trong Excel, vào thẻ Data, ở mục Data Validation chọn Data Validation…

Bước 2: Bảng chọn Data Validation hiện lên. Bạn vào thẻ Settings, thực hiện các bước:

Ở mục Allow, bạn nhấn chọn List.
Ở mục Sources, bạn nhập tên các thành phần cần tạo list.

Lưu ý: Khi nhập tên các thành phần, bạn cần lưu ý ngăn cách chúng bằng dấu chấm phẩy.

Ví dụ: Nam;Nữ

Sau khi hoàn thành nhập các thông tin, bạn nhấn OK để hoàn tất.

Kết quả:

Cách tạo Drop List trong Excel từ liên kết dữ liệu có sẵn

Khi bạn đã tạo riêng một bảng các dữ liệu cần nhập vào Drop List, thì cách tạo Drop List trong Excel sẽ diễn ra như sau:

Bước 1: Chọn ô muốn tạo danh sách thả xuống trong Excel, vào thẻ Data, ở mục Data Validation chọn Data Validation…
Bước 2: Bảng chọn Data Validation hiện lên. Bạn vào thẻ Settings, thực hiện các bước:

Ở mục Allow, bạn nhấn chọn List.
Ở mục Sources, bạn nhấp chuột vào hình ô vuông bên nhỏ bên phải:

Sau đó chọn các thành phần đã được bạn tạo sẵn và nhấn ENTER:

Excel sẽ tự động nhập vào mục Source cho bạn như thế này, bạn nhấn OK.

Kết quả:

Cách tạo 2 Drop List phụ thuộc trong Excel

Bước 1: Tạo các bảng tính bao gồm những thông tin cần nhập.

Ví dụ:

Bước 2: Đặt tên cho những thành phần được nhập bằng cách: Bôi đen từng cột, nhấn chuột phải chọn Define Name…

Ví dụ: trong danh sách dưới đây sẽ cần đặt tên 3 lần cho 3 cột tương ứng là Danh sách phụ trách team Đỏ, Danh sách phụ trách team Vàng và danh sách phụ trách team Xanh.

Hộp thoại New Name hiện lên, bạn nhập tên vào mục Name và nhấn OK. Lưu ý là tên bạn nhập không được có khoảng trắng và phải khớp với thông tin phụ thuộc (ví dụ Đỏ, Vàng, Xanh).

Bước 3: Bôi đen các ô cần tạo Drop List. Vào thẻ Data, ở mục Data Validation, bạn chọn Data Validation…
Bước 4: Bảng chọn Data Validation hiện lên. Bạn vào thẻ Settings, thực hiện các bước:

Ở mục Allow, bạn nhấn chọn List.
Ở mục Sources, bạn nhập công thức sau và nhấn OK.

=INDIRECT(SUBSTITUTE(địa chỉ ô phụ thuộc;” “;””))

Trong đó, ở phần địa chỉ ô phụ thuộc, bạn cần nhập vị trí ô đầu tiên chứa thông tin phụ thuộc.

Như ở ví dụ bên dưới, cột Phụ trách viên sẽ phụ thuộc vào việc Team Đỏ, Vàng hay Xanh. Chính vì lí do đó, địa chỉ ô bắt đầu của thông tin phụ thuộc sẽ là ở cột Team, tức là địa chỉ là C7.

Kết quả:

Cách tạo Drop List trong Excel với Data Validation nâng cao

Không cho phép nhập dữ liệu khác ngoài danh sách thả xuống

Khi bạn đã tạo Drop List trong Excel cho bất kỳ một cột nào, nếu bạn muốn chỉ có thể lựa chọn những thành phần bạn đã tạo cho cột đó từ danh sách thả xuống, bạn nhớ tick chọn ô In-cell dropdown khi bảng chọn Data Validation hiện lên.

Lúc ấy, bạn sẽ chỉ được lựa chọn dữ liệu đã tạo Drop List trong Excel mà không được nhập dữ liệu khác từ bên ngoài. Nếu bạn nhập dữ liệu khác, Excel sẽ báo lỗi.

Thêm hoặc xóa một mục trong Drop List

Chỉnh sửa Drop List dựa trên một dải ô

Bước 1: Thêm hoặc xóa bất kì ô nào bạn mong muốn trong cột thông tin của bạn.
Bước 2: Chọn các ô cần chỉnh sửa danh sách thả xuống trong Excel, vào thẻ Data, ở mục Data Validation chọn Data Validation…
Bước 2: Bảng chọn Data Validation hiện lên. Bạn vào thẻ Settings, thực hiện các bước:

Ở mục Allow, bạn nhấn chọn List.
Ở mục Sources, nhấp vào biểu tượng vuông nằm bên cạnh và chọn lại vùng thông tin sau khi đã thêm hoặc xóa.

Bước 3: Nhấn tick vào ô Apply these changes to all other cells with the same settings. Cuối cùng, nhấn OK.

Chỉnh sửa Drop List chứa các mục được nhập theo cách thủ công

Bước 1: Chọn ô cần chỉnh sửa danh sách thả xuống trong Excel, vào thẻ Data, ở mục Data Validation chọn Data Validation…
Bước 2: Bảng chọn Data Validation hiện lên. Bạn vào thẻ Settings, thực hiện các bước:

Ở mục Allow, bạn nhấn chọn List.
Ở mục Sources, bạn chỉnh sửa các thành phần như mong muốn.

Bước 3: Nhấn tick vào ô Apply these changes to all other cells with the same settings. Cuối cùng, nhấn OK.

Tạo danh sách thả xuống động bằng hàm OFFSET

Nếu bạn tạo Drop List trong Excel ở dạng động, khi bạn chỉnh sửa thông tin của các cột dữ liệu thì phần Drop List của bạn cũng sẽ được tự động cập nhật theo. Việc này giúp bạn tiết kiệm được khá nhiều thời gian cho bạn trong công việc.

Bước 1: Tạo các bảng tính bao gồm những thông tin cần nhập.
Bước 2: Đặt tên cho những thành phần được nhập bằng cách: Bôi đen từng cột, nhấn chuột phải chọn Define Name… Bạn đặt tên trong cột Name, lưu ý đặt tên không có dấu cách. Sau đó ở mục Refers to, bạn nhập công thức:

= OFFSET(địa chỉ ô bắt đầu,0,0,COUNTA(cột cần tạo Drop List))

Ví dụ:

Địa chỉ ô bắt đầu ở đây là địa chỉ ô bắt đầu của cột cần tạo danh sách thả xuống, trong ví dụ sẽ là ô C7.
Cột cần tạo Drop List là địa chỉ từ ô đầu đến ô cuối của cột, trong ví dụ sẽ là C7:C14.

Bước 3: Bôi đen các ô cần tạo Drop List. Vào thẻ Data, ở mục Data Validation, bạn chọn Data Validation…
Bước 4: Bảng chọn Data Validation hiện lên. Bạn vào thẻ Settings, thực hiện các bước:

Ở mục Allow, bạn nhấn chọn List.
Ở mục Sources, bạn nhập công thức sau và nhấn OK.

= TÊN BẠN MỚI TẠO

Ví dụ: ở hình trên, tên của cột mới tạo là Xanh, thì khi đó, mục Sources sẽ nhập là: =Xanh, cuối cùng nhấn OK.

Kết quả:

Sau này, khi bạn thêm mới vào cột thông tin, cột Drop List sẽ tự động cập nhật:

Cách đánh dấu Drop List chưa nhập liệu

Khi tạo Drop List trong Excel với những danh sách dài, bạn sẽ cần đánh dấu ô trống để dễ quản lý và chỉnh sửa. Để làm được điều này, ở bước tạo Drop List, bạn bỏ tick ở ô Ignore Blank.

Sau đó, bạn không cần lựa chọn lại cột là Drop List mà miễn bạn ở trong trang tính này, thì bạn chỉ cần vào thẻ Data, ở mục Data Validation chọn Circle Invalid Data.

Kết quả Excel sẽ khoanh tròn những ô trống chưa được nhập liệu:

Để xóa đánh dấu, bạn chỉ cần vào thẻ Data, ở mục Data Validation chọn Clear Validation Circles.

Cách xóa Drop List trong Excel

Bước 1: Chọn ô có danh sách thả xuống. Vào thẻ Data, ở mục Data Validation, chọn Data Validation…
Bước 2: Bảng chọn Data Validation hiện ra, bạn nhấn Clear All và nhấn OK.

Sau bài đăng này, chắc chắn bạn đã có thêm những kiến thức về Drop List cũng như cách tạo Drop List trong Excel. Đừng quên Like, Share bài viết, cũng như ghé thăm Phanmemgoc.vn thường xuyên để biết thêm nhiều thủ thuật hay ho nhé.