Google Sheets là công cụ tạo và chỉnh sửa bảng tính tương tự như Microsoft Excel. Nhưng nó có những điểm nổi bật và khác biệt so với Excel cũng như cả cách sử dụng, vì thế có thể một vài bạn còn chưa nắm được cách sử dụng Google Sheets. Bài viết dưới đây của Phanmemgoc.vn sẽ hướng dẫn cho bạn thật chi tiết, cơ bản các bước để bạn có thể tự tin sử dụng công cụ này nhé.
Google Sheets là gì?
Google Sheets còn được gọi là Google trang tính là sản phẩm nổi bật trong bộ sưu tập ứng dụng của Google Drive, dựa trên trình duyệt để tạo và chỉnh sửa bảng tính miễn phí tương tự như Microsoft Excel.
Sự khác biệt của Google Sheets so với Excel
| Google Sheets | Excel |
| Xử lý các khối dữ liệu nhỏ và đơn giản. | Hỗ Trợ Các Hàm, Chức Năng Nâng Cao |
| Cho Phép Người Dùng Cộng Tác, Làm Việc Với Nhau Tốt Hơn | Chỉ được chia sẻ các file thông qua email |
| Hỗ Trợ Đồng Bộ Và Dịch Vụ Đám Mây Tốt Hơn | Đòi hỏi phải tinh chỉnh một số cài đặt. |
| Phải cài đặt tiện ích mở rộng ngoại tuyến để có thể truy cập và làm việc trên các file ngoại tuyến | Hỗ Trợ Truy Cập Ngoại Tuyến Tốt Hơn |
| Số lượng các hàm và công thức có sẵn ít hơn | Hỗ Trợ Nhiều Hàm Và Công Thức |
| Là Công Cụ Bảng Tính Miễn Phí | Phải thanh toán 1 lần để mua bộ ứng dụng văn phòng Microsoft Office hoặc đăng ký thuê bao Office 365 |
Cách sử dụng Google Sheets cơ bản
Truy cập vào Google Sheets
Để bắt đầu sử dụng Google Trang tính bạn vào địa chỉ Google Sheets, rồi bấm Truy cập Google Trang tính. Sau đó là phần đăng nhập tài khoản Google (Gmail).
Tạo Sheet mới và thêm dữ liệu
Để tạo mới một bảng tính hãy bấm vào dấu cộng.
Định dạng dữ liệu
- Chọn các tùy chọn định dạng thích hợp cho dữ liệu trong bảng của bạn.
- Thêm dấu phân cách nghìn cho các số lớn trên một nghìn. Thêm dấu hiệu tiền tệ vào số tài chính để thêm ngữ cảnh.
- Chọn một số chữ số thập phân thích hợp. Ví dụ: 2 chữ số thập phân nếu bạn cần mức độ chi tiết đó để hiển thị xu trên đồng đô la, nhưng hãy xóa các chữ số thập phân nếu chúng không cần thiết cho các số lớn.
Làm quen với các hàm tính toán cơ bản trong Google trang tính
Cách sử dụng hàm SUM trong Google Sheets
Công thức SUM là phương pháp tự động giúp bạn tính tổng giá trị của các ô mà bạn chọn. Chính vì lẽ đó công thức này rất hữu dụng giúp bạn đỡ phải tự tính toán các giá trị mà chỉ việc dùng công thức và để công cụ tự thực hiện công việc tính toán một cách nhanh chóng và đơn giản.
Có 3 cách để dùng công thức SUM:
- Bôi đen những ô trong phạm vi mà bạn muốn tính tổng giá gị rồi ấn vào biểu tượng ∑ trên thanh công cụ rồi chọn SUM
- Chọn công thức SUM trong biểu tượng ∑ trên thanh công cụ, sau đó chọn phạm vi ô mà bạn mong muốn dùng thực hành các bước
- Tự gõ các phương pháp và phạm vi ô mà bạn muốn sử dụng thực hành các bước (khi gõ đừng bao giờ quên dấu =) .
Một khi bạn đã chọn một trong ba cách phía trên thì ấn nút ‘Enter’ để kết thúc thực hành các bước.
Cách sử dụng hàm COUNT trong Google Sheets
Phương pháp COUNT là phương pháp sử dụng để đếm số lượng ô có chứa các số, cùng lúc đó đếm các số có trong danh sách tham đối.
Cách sử dụng công thức count cũng rất đơn giản, bạn chọn ô mà bạn muốn hiện giá trị tính, kế tiếp chọn công thức Count trong biêt tượng ∑, cuối cùng dùng chuột chọn phạm vi mà bạn muốn tính, giá trị tính được sẽ xuất hiện trong ô mà bạn đã chọn ban đầu.
Cách dùng hai phương pháp Min và Max giống hệt như cách sử dụng phương pháp COUNT, vì vậy các bạn chỉ cần làm giống như các bước của công thức COUNT là được.
Sử dụng hàm AVERAGE trong Google Sheets
Công thức AVERAGE là công thức trả về trung bình (trung bình cộng) của các đối số.
Cách dùng phương pháp AVERAGE khá giản đơn, bạn chỉ phải bôi đen các thành quả ở các ô trong phạm vi mà bạn muốn, rồi bấm vào biểu tượng ∑ và thành quả hiện ra bên phải các ô bạn đã chọn chính là giá trị mà phương pháp đã tính ra.
Sử dụng công thức tính toán thủ công
Để tạo một công thức trong Google Sheets, hãy click vào ô bất kỳ trong bảng tính và nhập dấu bằng (=).
Nếu công thức của bạn bắt đầu bằng một hàm, hãy nhập (các) chữ cái đầu tiên của hàm đó. Google Sheets sẽ tự động đề xuất danh sách tất cả các hàm phù hợp bắt đầu bằng các chữ cái giống nhau.
Ngoài ra, công thức trợ giúp tức thì được tích hợp vào bảng tính. Khi nhập tên hàm, bạn sẽ thấy mô tả ngắn gọn của hàm đó, các đối số mà hàm đó yêu cầu và mục đích của chúng.
Thủ thuật: Để ẩn một bản tóm tắt hàm, hãy nhấn F1 trên bàn phím. Để tắt tất cả các gợi ý công thức, hãy nhấn Shift + F1. Sử dụng các phím tắt tương tự để khôi phục gợi ý.
Di chuyển dữ liệu trong Google Sheets
Bước 1: Chọn ô hoặc phạm vi ô mà bạn muốn sao chép định dạng
Bước 2: Click chuột phải và sau đó chọn tùy chọn Copy.
Bước 3: Chọn phạm vi ô mà bạn muốn sao chép định dạng có điều kiện được sao chép.
Bước 4: Click chuột phải vào bất kỳ ô nào được chọn.
Bước 5: Trong menu hiển thị, chọn tùy chọn Paste Special > Paste format only (hoặc sử dụng phím tắt Control+ALT+V).
Trong trường hợp bạn muốn sao chép định dạng sang nhiều phạm vi, có thể lặp lại các bước từ 3 đến 5.
Ngoài ra, các bước tương tự này cũng sẽ hoạt động khi bạn muốn sao chép định dạng có điều kiện sang các ô trong một trang tính khác trong cùng một tài liệu.
Khi bạn sao chép định dạng có điều kiện từ ô này sang ô khác trong cùng một trang, nó sẽ không tạo quy tắc mới cho các ô được dán.
Thay vào đó, Google Sheets chỉ cần mở rộng định dạng để đưa phạm vi mới này vào quy tắc định dạng hiện tại (như được hiển thị bên dưới).
Ngược lại, khi bạn sao chép định dạng có điều kiện từ một ô sang một ô khác trong một trang khác, một quy tắc mới sẽ được tạo cho trang tính thứ hai.
Bảo vệ dữ liệu trong Google Sheets
Bước 1: Mở một tài liệu Google Sheet mà bạn muốn khóa trang Sheet trong đó lại.
Bước 2: Chọn menu Data (Dữ liệu).
Bước 3: Chọn tiếp Protected Sheets and ranges (Trang tính và dải ô được bảo vệ).
Bước 4: Nhấn Add a Sheet or range.
Bước 5: Chuyển sang tab Sheet bên trái chữ Range.
Bước 6: Chọn Sheet muốn khóa và nhấn Set permissions.
Bước 7: Trong hộp thoại Quyền chỉnh sửa phạm vi, chọn xem bạn muốn chỉ hiển thị cảnh báo (Hiển thị cảnh báo khi chỉnh sửa phạm vi này) hay hạn chế người có thể chỉnh sửa. Nếu bạn chọn Hạn chế người có thể chỉnh sửa phạm vi này, hãy nhấp vào trình đơn thả xuống và chọn Chỉ bạn và chủ sở hữu bảng tính hoặc Tùy chỉnh và thêm địa chỉ email cho từng người mà bạn muốn cho phép chỉnh sửa.
Bước 8: Nhấn Done (Đã xong) để hoàn tất khóa Sheet trong một bảng tính Google Sheets.
Chia sẻ quyền truy cập Google Sheets cho người khác
Khi muốn chia sẻ trang tính Google Sheets, tại góc phải trên cùng bạn chọn Chia sẻ.
Hãy nhập các địa chỉ email người nhận và bấm Gửi để chia sẻ file Google Sheets. Ngoài ra chúng ta cũng có thể lấy liên kết để chia sẻ thủ công.
Dù chia sẻ bằng cách nào thì quyền của người nhận cũng được chia làm 3 mức độ tùy theo bạn cấp mức nào, gồm:
- Có thể sửa: người khác có thể sửa bất cứ dữ liệu trong trang tính này.
- Có thể nhận xét: chỉ được nhận xét không được sửa.
- Có thể xem: người đó chỉ được xem thôi, không được làm gì cả.
Trên đây là những chia sẻ của Phanmemgoc.vn về cách sử dụng Google Sheets. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào các bạn có thể để lại bình luận bên dưới để được giải đáp. Mong rằng cách sử dụng Google Sheets ở trên sẽ có ích cho bạn. Đừng quên Like, Share và ghé thăm Phanmemgoc.vn thường xuyên để có thêm nhiều kiến thức mới mẻ dành riêng cho dân văn phòng nhé.
